Datenschutzerklärung für Interessenten, Kunden und Lieferanten

Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Die BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH unterliegt der Einhaltung der geltenden Datenschutzrechte und nimmt die Gewährleistung des Datenschutzrechtes als Basis für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung sehr ernst.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Gesellschaften der BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH.

Sofern es für die Verarbeitung abweichende Datenschutzvereinbarungen gibt, werden Ihnen bei der Datenerfassung diese Datenschutzerklärungen zur Verfügung gestellt. Die folgende Erklärung informiert Interessenten, Kunden und Lieferanten als betroffene Personen (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung aus dieser Erklärung. Die Datenschutzerklärung umfasst auch Personen, die für diese Parteien Rechtsgeschäfte im Rahmen der Geschäftsbeziehung vornehmen dürfen (z. B. gesetzliche Vertreter, Personen mit schriftlicher Vollmacht). Im Folgenden insgesamt als – Betroffener – bezeichnet. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für personenbezogene Daten, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden (z. B. Mitarbeiterdaten der Kunden, fachliche Ansprechpartner z. B. Hausmeister).

Verantwortliche

Als Verantwortliche gelten je nach Vertrag und Art der Datenverarbeitung, jeweils einzeln oder gemeinsam:

BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH
Am Sohlweg 32
76297 Stutensee

Der Beauftragte für den Datenschutz

Für unser Unternehmen haben wir einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Bei allgemeinen Fragen und Anliegen, die nicht streng vertraulich behandelt werden müssen, empfehlen wir Ihnen, sich an das Datenschutzteam unter datenschutz@deutsche-messdienst-gruppe.de zu wenden.

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie vertraulich unter: Datenschutzbeauftragter, Hauptstr. 89, 65760 Eschborn, Deutschland

Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Kategorien von Daten

Als Verantwortlicher verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Anbahnung, den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages notwendig ist. Dazu gehören insbesondere folgende Kategorien von Daten:

• Anrede, Vor- und Nachname
• Anschrift (Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Postfach)
• Daten zur elektronischen Kommunikation (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, soziale Medien)
• Erfassung von Datum, Art und Inhalt gegenseitiger Kontaktaufnahmen
• Vertragsdaten, Präferenzen
• Bankverbindung
• Ggfs. Anrufaufzeichnungen (insbesondere Audioaufzeichnungen von Telefongesprächen)

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet

• zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung eines Vertrages (dazu zählt insbesondere die Leistungserbringung im Rahmen der jeweiligen Vereinbarungen)
• zur Identifizierung (z. B. beim Zugang zu elektronischen Services, Apps, im Rahmen der Kontaktaufnahme per Mail oder Telefon)
• zur Geltendmachung etwaiger rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• zur Fehlerbehebung und Qualitätssicherung

Sofern eine Einwilligung nach Art. 6 lit. a DS-GVO erforderlich ist und Sie dazu gesondert eingewilligt haben, werden die Daten auch zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• um Ihnen unsere Produkte und Leistungen vorzustellen und anbieten zu können
• zur Erstellung statistischer Auswertungen
• zur Durchführung von Umfragen
• zum Versand von Newslettern

Die Datenverarbeitung wird auf folgende Rechtsgrundlagen gestützt

Datenverarbeitung für eine vertragliche Beziehung (Art. 6 (1) lit b) DS-GVO)

Personenbezogene Daten des Betroffenen dürfen zur Vorbereitung, Abschluss, Durchführung und der Beendigung eines Vertrages verarbeitet werden. Dies umfasst auch die Betreuung des Vertragspartners, sofern dies im Zusammenhang mit dem Vertragszweck steht. Bei der Durchführung werden die Daten insbesondere im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung und aller damit notwendigen Verarbeitungen verwendet. Im Vorfeld eines Vertrages – also in der Vertragsanbahnungsphase – ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erstellung von Angeboten, der Vorbereitung von Kaufanträgen oder zur Erfüllung sonstiger auf einen Vertragsabschluss gerichteter Wünsche des Interessenten erlaubt. Interessenten dürfen während der Vertragsanbahnung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben.

Anforderung von Informationen durch den Betroffenen (Art. 6 (1) lit b) und f) DS-GVO)

Wendet sich der Betroffene mit einem Informationsanliegen an ein Unternehmen der BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH (z. B. Wunsch nach Zusendung von Informationsmaterial zu einem Produkt), so ist die Datenverarbeitung für die Erfüllung dieses Anliegens zulässig.

Einwilligung in die Datenverarbeitung / Marketing (Art. 6 (1) lit a) DS-GVO)

In bestimmten Fällen ist eine Datenverarbeitung nur aufgrund einer freiwilligen Einwilligung des Betroffenen möglich. Dies gilt insbesondere für die Verarbeitung zu Marketingzwecken. In diesen Fällen fragen wir Sie gesondert nach der notwendigen Einwilligung zur Verarbeitung.

Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis (Art. 6 (1) lit c) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch dann zulässig, wenn entsprechende Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.

Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 (1) lit f) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn diese im berechtigten Interesse des Verantwortlichen zulässig ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (z. B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder wirtschaftliche (z. B. Vermeidung von Vertragsstörungen). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen dem Interesse an der Verarbeitung überwiegen.

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung der oben genannten Zwecke an Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen, sowie an Dritte, unter Einhaltung des Datenschutzes weitergegeben, insbesondere an:

• mit der Verarbeitung beauftragter interner und externer Mitarbeiterkreis z. B. interne und externe Mitarbeiter, Personalabteilung, ggfs. Betriebsrat
• Banken
• Ablese- und Montagepartner
• IT-Dienstleister
• Rechtsanwälte/Steuerberater
• Inkassounternehmen
• Wirtschaftsprüfer
• Bewohner (z. B. im Rahmen der Ablesung, Montage oder Trinkwasseranalyse)
• Gesundheitsämter (z. B. im Rahmen der Trinkwasseranalyse)
• Netzbetreiber
• Service-Unternehmen (z. B. zur Durchführung von Umfragen, zum Versand von Dokumenten, zur Bearbeitung eingehender Kommunikation)
• Behörden und andere Stellen (sofern wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Herausgabe der Daten verpflichtet sind)

Übermittlung an Drittländer

Wir sind bestrebt, Ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten. Bei der Verarbeitung der Daten kann es aber notwendig sein, auch Daten in sog. Drittländern zu verarbeiten. Sollten Daten in Ländern außerhalb der EU verarbeitet werden, stellen wir über Standardvertragsklauseln, inklusive geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten entsprechend dem europäischen Datenschutzniveau verarbeitet werden. Für einige Länder außerhalb der EU, wie z. B. Kanada und Schweiz, hat die EU schon ein vergleichbares Datenschutzniveau festgestellt. Aufgrund des vergleichbaren Datenschutzniveaus bedarf die Datenübermittlung in diese Länder keiner besonderen Genehmigung oder Vereinbarung. Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der oben dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden. Mit diesen externen Dienstleistern wurden, sofern diese nicht ihren Sitz in Ländern mit Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO haben, Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren Aufbewahrung ist zur Erfüllung von handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten weiterhin notwendig. Im Regelfall löschen wir Ihre Daten nach diesen Fristen bzw. legen die Löschfrist nach diesen Kriterien fest. Eine Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen finden Sie am Ende dieser Erklärung unter Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen.

Ihre Rechte als Betroffener

Jeder Betroffene der Datenverarbeitung (Art. 4 DSGVO), von dem BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH Daten als Verantwortliche Stelle verarbeitet, kann die folgenden Rechte wahrnehmen:

• Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten, welcher Herkunft, zu welchem Zweck gespeichert sind. (Art. 15 DS-GVO)
• Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden. (Art. 13 DSGVO)
• Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen. (Art. 16 DS-GVO)
• Ebenfalls ist der Betroffene berechtigt, die Übertragung seiner personenbezogenen Daten anzufordern. (Art. 20 DS-GVO)
• Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widersprechen. (Art. 21 DS-GVO)
• Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung oder Einschränkung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden. (Art. 17 DS-GVO)
• Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation dem Interesse an der Verarbeitung überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet. (Art. 21 DSGVO)

Für die Inanspruchnahme Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte per Mail an datenschutz@deutsche-messdienst-gruppe.de oder per Post an: BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH, Am Sohlweg 32, 76297 Stutensee

Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit zu widerrufen. Senden Sie Ihren Widerruf dazu per E-Mail an datenschutz@deutsche-messdienst-gruppe.de mit dem Betreff „Datenschutz“ oder schreiben Sie uns an die obige Kontaktadresse. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für die BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH sowie deren Tochtergesellschaften bzw. die mit ihr verbundenen Gesellschaften zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI)
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Bereitstellungspflicht

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Dienstleistungsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Vertrag mit Ihnen zu schließen, auszuführen und zu beenden.

Hinweis zur Verarbeitung von Daten aus der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Die BFW Büro für Wärmemesstechnik GmbH ist in Bezug auf die Daten von Bewohnern (z. B. Ablesewerte, Bewohnerstammdaten etc.) ausschließlich Auftragsverarbeiter. Verantwortlicher für diese Daten ist der Eigentümer der betreffenden Liegenschaft oder die Gemeinschaft der Eigentümer (ggf. vertreten durch einen Bevollmächtigten, z. B. die Hausverwaltung). Die Verarbeitung von Bewohnerdaten beruht auf dem jeweiligen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 (3) DS-GVO. Sofern wir aufgrund der vertraglichen Abwicklung oder durch die Bereitstellung von Dienstleistungen und Geräten Daten direkt von Bewohnern erheben, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung inkl. der jeweiligen Regelungen zum Datenschutz. Ausnahme sind Daten, die über die Webseite erhoben werden.

Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen